Format Menu in MS Word

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इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट की formatting की जा सकती है। इसमें सौलह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut Key की Alt+O है।

Font

इस ऑप्शन के डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। जिसकी सहायता से डॉक्यूमेंट की Formatting की जा सकती है।

प्रथम टेब Font से टेक्स्ट का font, Font style, Font Size, Font Color आदि को बदला जा सकता है एवं टेक्स्ट में विभिन्न प्रकार के Effect लगा सकते है। इसकी Shortcut key Ctrl+D है।

दूसरा टेब Character spacing का होता है जिससे टेक्स्ट के स्पेस को सेट किया जाता है।

तीसरा टेब text effects का होता है। जिससे टेक्स्ट में प्रभावशाली animations लगा सकते है।

Paragraph

इस ऑप्शन से पैराग्राफ की Formatting की जाती है। इसके डायलॉग बॉक्स में दो टेब होते है। Indents and Spacing इस टेब से पैराग्राफ का alignment, Indentation, Spacing को सेट किया जाता है। पैराग्राफ में तीन Indentation होते है। left, Right and First line Indent इन तीन की सेटिंग की जाती है। स्पेसिंग इससे पैराग्राफ के पहले और बाद का स्पेस सेट किया जाता है। इसके अलावा इससे पैराग्राफ के बीच की लाईनों के बीच कितना स्पेस देना है। इसकी भी सेटिंग की जाती है। Line and Page Breaks इस टेब से लाईन एवं पेज ब्रेक की सेटिंग की जाती है। कि नया पैराग्राफ कहाँ किस पेज पर आयेगा।

bullets and Numbering

यहाँ से डॉक्यूमेंट में Bullets and Numbering का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में चार टेब होते है।

• Bullets Tab

यह bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स का पहला टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में bullets का प्रयोग कर सकते है एवं Customize Button पर क्लिक करके उस चिन्ह को बदल सकते है। एवं alignment, Position आदि को निर्धारित किया जा सकता है।

• Numbered Tab

यह बॉक्स का दूसरा टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में Number का प्रयोग कर सकते है। इसको भी customize किया जा सकता है। जिससे alignment, position, Text Position आदि को निर्धारित किया जाता है। जैसे 1. 2. 3. 4., A., B., C. I, II, III

• Outline Numbered Tab

यह डायलॉग बॉक्स का तीसरा टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में Outline Numbered का प्रयोग किया जाता है। जैसे 1.1, 1.1.2, 2.,2.1,2.2.1 etc.

• Life styles Tab

इस टेब से लाईन की स्टाईल को चुनकर उसका प्रयोग डॉक्यूमेंट में कर सकते है।

Borders & shading

इससे हम शब्द, पैराग्राफ या पेज मे Border and Shading का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। इसमे setting, Style, Color, width आदि को सेट किया जाता है। Borders Tab से शब्द या पैराग्राफ में Border लगा सकते है। Page Border Tab इस टेब से पेज मे Border लगाई जा सकती है। Shading Tab इससे डॉक्यूमेंट में shading लगाई जा सकती है।

Column

Format menu के इस ऑप्शन से पेज मे कॉलम को जोड़ सकते है। पेज एक कॉलम होता है। उसको इस ऑप्शन से एक से अधिक कॉलम में बना सकते है।

• Number of column

इस spin box में जितना नंबर देंगें पृष्ठ उतने कॉलम में बंट जायेगा। या फिर ऊपर दिखाई दे रहे कॉलम में से जिस तरह का चाहिए उस पर क्लिक करें।

• Line between

इस चेक बॉक्स को चालू करने से कॉलम के बीच लाइन ला सकते हैं।

• width

इस स्पिन बॉक्स में कॉलम की चौड़ाई के लिए नंबर देते हैं।

• Equal column width

इस चेक बॉक्स को चालू करने से सभी कॉलम की चौड़ाई बराबर बराबर बाँट सकते हैं।

• Apply to

इस drop down list से whole document का selection करने से सभी पृष्ठ को कॉलम में बाँट सकते हैं। और this point forward का selection करने से जिस जगह कर्सर है आगे पुरे डॉक्यूमेंट को कॉलम में बाँट सकते हैं। इसी तरह अगर आप सिर्फ select किये हुए पैराग्राफ को कॉलम में बांटना चाहते हैं तो selected टेक्स्ट का selection करें।

Column डायलॉग बॉक्स में presets से कॉलम को चुनते है। या फिर Number of Column में कॉलम की संख्या दे सकते है। जितने कॉलम चाहिये होते है। Width and spacing से कॉलम की चैडाई एवं उनके बीच स्पेस को सेट कर सकते है। line between check box को चुनकर दो कॉलम के बीच लाईन खीच सकते है। एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाने के लिये उसको ब्रेक करना पडता है। अधिकतम बारह कॉलम हो सकते है। न्यूनतम एक कॉलम होता है।

Tabs

इससे टेब की सेंटिंग कर सकते है।

इससे टेब की position,alignment and leader आदि को सेट कर सकते है। इसी कार्य को रूलर बार की मदद से भी किया जा सकता है अर्थात् टेब को रूलर बार पर लगाया जाता है। फिर जब टेब की को दबाते है। तो कर्सर टेब के नीचे रूकता है। टेब में पाँच प्रकार के अलाईनमेंट होते है। इसका प्रयोग करके हम अपने डॉक्यूमेंट को व्यवस्थित तरीके से तैयार कर सकते है।

Tab stop position के बॉक्स में दूरी फिक्स करें। जैसे-1″,2″ आदि। फिर सेट पर क्लिक करके ok करें। अब Tab button दबाने पर कर्सर उतनी ही दूरी पर पहुँच जायेगा।
Left tab
Right tab
Center tab
Decimal tab
Bar tab
आदि का सिलेक्शन करने से दिए गए तब के बाद लिखने पर लेख उसी अंदाज़ में टैब देने के लिए Ctrl+tab दबाएँ।

Change Case

इससे पहले से लिखे शब्दों के केस को बदला जा सकता है। इसमें पाँच केस होते है।

किसी भी केस से किसी भी केस में बदला जा सकता है।

1. Sentence Case :- इस केस में सेनटेंस का पहला अक्षर बडा होता है। बाकी सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- I am student of dca.
2. lower case :- इस केस में सेनटेंस के सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- i am student of dca.
3. UPPER CASE :- इस केस में सेनटेंस के सभी अक्षर बडे होते है। जैसेः- I AM STUDENT OF DCA.
4. Title Case :- इस केस में प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर बडा होता है। जैसेः- I Am Student Of Dca.
5. tOGGLE cASE :-यह एक विशेष प्रकार का केस है। इसमें प्रथम लैटर छोटा तथा बाकी लैटर बड़े होते हैं जैसे:- i aM sTUDENT oF dCA.

Background

इससे डॉक्यूमेंट के बेकग्राउड को बदला जा सकता है। इसमें color, Fill effect and Print water mark को सेट किया जा सकता है।

Format menu→ background→ fill effect

Format menu→ background→ printed water mark

Theme

इसके द्वारा डॉक्यूमेंट में बने बनाये डिज़ाइन ला सकते हैं। यह unified design elements and color schemes का ऐसा सेट होता है। जो प्रोफेशनल और डिज़ाइन वाले डॉक्युमेंट तैयार करने में मदद करता है। जिसके कारण डॉक्यूमेंट को MS Word, e-mail और वेब पर देखने में आसानी होती है।

Frame

इस ऑप्शन का उपयोग इनफार्मेशन में आसानी के साथ जाने और website के contents को शो करने के लिए किया जाता है। जो कि पेज में फ्रेम बनाकर उसे separate web page के लिए डिज़ाइन करके वेबसाइट के लिए तैयार किया जाता है। और इसका उपयोग वेबसाइट में header और table बनाने के लिए किया जाता है।